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Organos Colegiados

El sistema de Órganos Colegiados es una herramienta de apoyo a la gestión de las Organizaciones Administrativas Funcionariales, en las que se validan las actuaciones mediante la realización de reuniones de las personas responsables de los diferentes organismos internos, en las que se discute y aprueban las materias presentadas a las mismas por los participantes y en muchos casos, con una previa evaluación y preparación de estas materias a valorar en reuniones anteriores a la toma real de decisión, por un escalón inferior al ejecutivo.

Problemas a Resolver
Dotar a los Órganos ejecutivos de una herramienta de apoyo a su trabajo que cumpla con las siguientes premisas:
•    Contar con la información necesaria para la reunión de forma rápida y actualizada y accesible por todos los actores.
•    Realizar convocatorias.
•    Notificar el orden del día.
•    Gestionar la información.
•    Acta de la reunión preformateada.
•    Comunicar a los organismos previstos la información necesaria.
•    Nuevas posibilidades.

Mejoras Previstas
Avanzar en la implantación de las tecnologías de la Información en los Organismos Públicos o Privados que disponga de un elemento decisorio colegiado.
•    Internet como gestor del sistema.
•    Toda la información en formato electrónico.
•    Las notificaciones vía e-mail, SMS, entorno web.
•    Uso de certificaciones electrónicas que sustituyan a la firma manuscrita.
•    La información al alcance de los actores en cualquier lugar y a cualquier hora.
•    Eliminación absoluta del papel y toma de decisiones con el ordenador como herramienta de gestión.
•    Intercambio de información entre reuniones preparatorias y definitivas.

Nuevas Posibilidades
El sistema de gestión de Órganos Colegiados dispone de las siguientes funcionalidades:
•    Determinación de reuniones.
•    Carga de expedientes a tramitar en las mismas.
•    Creación del orden del día y su comunicación.
•    Información de los expedientes desde otros sujetos diferentes a los que los presentan.
•    Realización de la reunión con la información en línea.
•    Posibilidad de crear el acta de forma automática, o a través de carga de documento externo.
•    Distribución de las actas y certificaciones previstas en los diferentes procesos.
•    Envío de comunicaciones.

Órganos Colegiados

Funcionalidades Disponibles
Establecer todos los trámites necesarios haciendo uso de las tecnologías posibilita:
•    Acortar los tiempos de gestión.
•    Llegar a realizar las reuniones sin presencia física, haciendo uso de herramientas TIC´s.
•    Toda la información en línea en cualquier momento, incluso en los propios Consejos.
•    Apoyo de asesores para aclarar puntos en línea.
•    Conexión automática con órganos de comunicación o publicación.
•    Información al alcance del usuario (cliente) de forma inmediata.
 

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