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Órganos Colegiados

Proyecto - Proceso centralizado de Gestión de Órganos Colegiados para cualquier Administración Pública, o Centros o Fundaciones en los que la toma de decisiones está repartida entre órganos o departamentos diferentes, preferiblemente en distintas ubicaciones físicas.

Cliente - Gobierno de Canarias - Presidencia de Gobierno - Consejería de Presidencia Justicia e Igualdad

El Reto - Situación de Partida

En una primera fase preparatoria, la Comisión de Secretarías Generales Técnicas encabezada por el Secretaría General Técnica de la Consejería de Presidencia, Justicia e Igualdad, se reúne para debatir y preparar los diferentes expedientes que se deberán tratar en posteriores Consejos, facilitando el proceso decisorio. Con posterioridad, los temas aprobados, más aquellos otros que van directamente, se incorporan a la segunda fase en la que el Consejo de Gobierno, el Presidente y los Consejeros toman las decisiones oportunas dentro de su proceso legislativo.

Anteriormente, estos procesos decisorios se gestionaban con una gran acumulación de papel, movido de forma manual entre los Centros Directivos y los Centros responsables de la Gestión, que se multiplicaba y repartía entre todos los participantes y que, una vez aprobados, se hacián circular a la segunda fase decisoria que volvía a repetir el proceso de reparto y acumulación de documentación. Todo ello acompañado de un proceso manual de convocatoria y comunicación de temas a tratar.

El Resultado - Solución Propuesta

Se ha diseñado un Sistema de Gestión de procesos acompañado de una manipulación de información documental, que facilita la realización de las operaciones relacionadas con los Órganos Colegiados del Gobierno de Canarias: Comisión de Secretarios Técnicos más Consejo de Gobierno, sin emisión de papel, con acceso desde los diferentes Departamentos, y con un trasvase de información entre ambos Órganos.

El Sistema gestiona la incorporación de expedientes a las convocatorias, la generación del Orden del Día, la comunicación de las propias convocatorias, los procesos de distribución de expedientes dentro del Orden del Día, la gestión del la propia reunión decisoria y el apoyo a la generación de las actas de las mismas, con el almacenamiento para posterior consulta de los expedientes tramitados.

Beneficios para el Cliente

  • Eliminación de papel.
  • Eliminación de trasiego manual de información.
  • Procesos de convocatorias automatizados.
  • Acceso a la información universal.
  • Gestión documental histórica y accesible.
  • Disposición de gestiones relacionadas con el Sistema de forma automática.
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