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Órgãos Escolares

Projeto - Processo centralizado de gestão de órgãos escolares para qualquer administração pública, centros ou fundações onde a toma de decisões está repartida entre órgãos ou departamentos diferentes, preferencialmente distintas localizações físicas.

Cliente - Governo das Canárias - presidência do governo - conselheiro da presidência da justiça e igualdade.

O objetivo - situação de partida

Numa primeira fase preparatória, a comissão de secretárias gerais técnicas chefiada pela secretaria-geral técnica do conselheiro da presidência, justiça e igualdade, reúne-se para debater e preparar os diferentes expedientes que devem ser abordados em posteriores conselhos, facilitando o processo de decisão. Depois, os temas aprovados, mais os outros que vão diretamente, são incorporados na segunda fase onde o conselho do governo, o presidente e os conselheiros tomam as decisões necessárias dentro do seu processo legislativo.

Antes disso, estes processos de decisão eram administrados com uma grande acumulação de papel, movido manualmente entre os centros diretivos e os centros responsáveis da gestão, que se multiplicava e repartia entre todos os participantes e que, uma vez aprovados, eram distribuídos para a segunda fase de decisão que voltava a repetir o processo de distribuição e acumulação de documentação. Tudo isso acompanhado por um processo manual de convocatória e comunicação de temas a tratar.

O resultado - solução proposta

Foi desenhado um sistema de gestão de processos juntamente com a manipulação de informação documental, que facilita a realização das operações relacionadas com os órgãos escolares do governo das Canárias: Comissão de secretários técnicos mais conselheiro do governo, sem emissão de papel, com acesso a partir dos diferentes departamentos, e com uma transferência de informação entre ambos os órgãos.

O sistema administra a incorporação de expedientes às convocatórias, a administração da ordem do dia, a comunicação das próprias convocatórias, os processos de distribuição de expedientes dentro da ordem do dia, a gestão da própria reunião definitiva e o apoio à administração das atas das mesmas, com o armazenamento para a posterior consulta dos expedientes processados.

Benefícios para o cliente
  • Eliminação do papel.
  • Eliminação de transvasamento manual da informação.
  • Processos de convocatórias automatizados.
  • Acesso à informação universal.
  • Gestão documental histórica e acessível.
  • Disposição de gestões relacionadas com o sistema de forma automática.
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